Integritetsskydd

Integritetsskydd

Dataskyddsförordningen

Den 25 maj 2018 började den nya lagen om hur man behandlar personuppgifter att gälla. Lagen gäller inom hela EU och heter Dataskyddsförordningen. Läs mer om lagen på Datainspektionens hemsida här: www.datainspektionen.se/dataskyddsreformen/

 

Alla företag, organisationer och myndigheter måste anpassa sig efter lagen, även DOF och en viktig del är att informera om hur vi arbetar med dessa frågor.

 

Nedan information om DOFs Riktlinjer för integritetsskydd och Rutin för hantering av medlemsregistret, som beskriver hur vi använder och skyddar dina uppgifter och vilka rättigheter du har.

DOFs riktlinjer för integritetsskydd

DOF är till för alla som är intresserade av fåglar och natur och vill stödja vårt arbete med fågel- och naturskydd samt forskning. På DOFs hemsida kan du alltid läsa mer om vårt arbete, ta del av verksamhetsberättelser och på Facebook kan du följa våra inlägg och ta del av innehållet i vår verksamhet.

Vilka personuppgifter hanterar vi?

Personuppgifter som lagen gäller är sådana som ensamt, eller tillsammans med en annan uppgift kan identifiera dig som specifik person. När du är medlem i DOF så ligger vissa av dina personuppgifter i våra register. Uppgifter som vi har om dig som medlem är: förnamn, efternamn, gatuadress, postnummer, ort, e-postadress och ev. telefonnummer.

Hur använder vi dina uppgifter?

Vi använder dina uppgifter för att be dig betala din medlemsavgift, skicka ut medlemstidning, skicka nyhets­brev via e-post och för att bokföra dina betalningar. Om du besöker oss på Facebook så sparar vi inga uppgifter alls om dig som besökare på dessa medier. 
Vi behandlar personuppgifter på ett säkert sätt, och vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personlig information mot oavsiktlig eller olaglig radering, intrång, förändring samt obehörigt avslöjande eller åtkomst.

Vilken information lämnas till andra?

För att kunna leverera medlemstidningen Fåglar i Dalarna till dig som medlem, skickas en fil med namn och adressuppgifter till vårt tryckeri, som även ansvarar för utskick av tidningen. Filen skickas till en så kallad säker FTP-server hos tryckeriet som kräver inloggning med användaridentitet och lösenord. Tillgång till dessa uppgifter har endast redaktören för medlemstidningen.Vi behandlar personuppgifter på ett säkert sätt, och vi tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personlig information mot oavsiktlig eller olaglig radering, intrång, förändring samt obehörigt avslöjande eller åtkomst.

Var lagras uppgifterna?

Medlemsregistret finns digitalt lagrat i en Microsoft Excel databas på en privat dator hos den som av styrelsen är utsedd att ha ansvar för medlemsregistret. En kopia finns på en server hos Google som är skyddad för inloggning med användaridentitet och lösenord. Behörighet till medlemsregistret på Google Drive har medlemsansvarige inom DOF, DOFs ordförande och sekreterare samt DOFs IT-grupp.

Vilken rättslig grund har vi?

Vi behandlar dina personuppgifter enligt Dataskyddsförordningen artikel 6.1 f, ett berättigat intresse. För att du skall kunna vara medlem hos oss så behöver vi kunna spara uppgifter om dig.

Vilka rättigheter och val har du?

Som medlem har du rätt att när som helst se vilken information vi har sparat om dig, korrigera dina uppgifter eller begära radering av uppgifter. Vi kan inte radera uppgifter om dig som fortfarande är medlem. Har du frågor så kontakta ordförande eller sekreteraren.

Rutin för hantering av DOFs medlemsregister

DOF har ett medlemsregister av två anledningar:

  1. För att veta vilka som är medlemmar i föreningen, dvs ha koll på vilka som betalar medlemsavgiften.
  2. För att kunna hålla kontakt med föreningens medlemmar, t.ex. att skicka ut föreningens medlemstidning, skicka information, nyheter och påminnelser om möten, aktiviteter, evenemang och andra föreningsangelägenheter.

Medlemsregistret innehåller därför uppgifter om medlemmens namn och adress – och för de som vald det – även telefonnummer och e-postadress. Medlemsregistret finns digitalt lagrat i en Microsoft Excel databas på en privat dator hos den som av styrelsen är utsedd att ha ansvar för medlemsregistret. Den ansvariga tar en kopia av registret minst tre gånger per år – i februari, juni och december. Kopian lagras på DOFs digitala arkiv på Google Drive. 

 

DOFs digitala arkiv på Google Drive hanteras av DOFs IT-grupp och tillgång till medlemsregistret på Google Drive har enbart DOFs medlemsansvariga, DOFs ordförande och sekreterare samt DOFs IT-grupp.

 

DOF lagrar en kopia av medlemsregistret som en säkerhetsåtgärd för att DOF, i fall originalet av någon anledning skulle gå förlorat, ska kunna återställa medlemsregistret via kopian. Den digitala kopian av medlemsregistret sparas på det digitala arkivet i tre (3) år.  Därefter skriver medlemsansvariga ut den på papper och lagrar dokumentet i DOFs historiska arkiv hos Folkrörelserådet och raderar den digitala kopian.

Cookies

När du besöker DOFs hemsida sparar vi information på din dator, en så kallad cookie, för att ditt besök ska bli smidigare och för att vi skall kunna se statistik om hur många besökare vi har haft. Inga personuppgifter sparas i statistiken.